[노무]
퇴직한 근로자의 근로계약서, 언제까지 보관해야 할까?
근로자를 채용하면 인적사항, 근로계약서, 임금 관련 자료 등 다양한 서류를 작성·보관하게 됩니다. 그런데 근로자가 퇴사한 이후에는 이러한 자료들을 어떻게 처리해야 할까요? 개인정보 보호 측면을 고려해 즉시 폐기해도 되는 것인지, 아니면 일정 기간 보관해야 하는지 혼란스러운 경우도 적지 않습니다. 오늘은 근로자가 퇴사한 이후 근로계약서 등 근로자 관련 서류를 어떻게 관리해야 하는지 살펴보겠습니다. ▶ 법 규정근로기준법 제42조에 따르면, 사용자는 근로자명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존해야 합니다. 만약 이를 위반하여 보존 의무를 이행하지 않은 경우에는 500만원 이하의 과태료가 부과될 수 있으므로 주의가 필요합니다.▶ 보존해야 하는 서류 및 보관기간의 시작일사용자가 3년간 보존해야 하는 서류의 종류와 보존기간 3년의 기산일은 다음과 같습니다.▶ 개인정보 보호 위반 소지 검토결론부터 말씀드리면 개인정보가 포함되어 있더라도, 근로자 관련 서류를 법에서 정한 기간(3년) 동안 보관하는 것은 개인정보 보호법 위반에 해당하지 않습니다. 다만 법정 보존기간인 3년이 경과한 이후에는 개인정보 보호법에 따라 지체 없이 파기 등 적절한 조치를 취해야 하므로, 이 점은 반드시 유의해야 합니다. 근로자와 관련한 서류는 향후 노사간 분쟁을 예방하거나 해결하는데 있어 매우 중요한 자료입니다. 특히 노동분쟁에서는 사실관계에 대한 입증책임이 사용자에게 부담되는 경우가 많으므로, 근로계약서와 임금 관련 서류 등은 법에서 정한 기간 동안 체계적으로 보관·관리할 필요가 있습니다. 글 노무법인 해닮 이동직 노무사 (010-3242-0453)
