병원을 운영하다 보면 학회 참석, 해외 연수, 의료기기·장비 시찰, 거래처 미팅 등으로 해외에 나갈 일이 생깁니다. 이때 지출한 항공료, 숙박비, 현지 교통비 등을 경비로 처리할 수 있는지, 처리할 수 있다면 어디까지 인정되는지 궁금해하시는 분들이 많습니다. 특히 해외 출장비는 국내 경비와 달리 ‘업무와의 관련성’을 두고 세무 당국과 다툼이 생기기 쉬운 항목입니다. 오늘은 해외 출장비의 세무 처리에 대해 살펴보겠습니다. 

해외 출장비, 경비로 처리할 수 있을까?

병원 운영과 관련된 목적의 해외 출장이라면 그 비용은 경비로 처리할 수 있습니다. 그 근거는 「소득세법 시행령」 제55조 제1항 제21호로, 이 조항은 ‘업무와 관련 있는 해외시찰·훈련비’를 사업소득의 필요경비로 규정하고 있습니다.

다만 주의할 점은, 해외에서 지출한 비용이 무조건 경비가 되는 것은 아니라는 것입니다. 그 출장이 병원 업무 수행상 통상 필요하다고 인정되는 범위 내에서만 경비처리가 가능합니다. 업무 수행상 필요한 범위를 초과하는 금액은 원칙적으로 사업자 본인은 인출금으로, 종업원은 해당 직원의 급여로 처리됩니다.

‘업무상 필요한 해외여행’은 어떻게 판단할까?

해당 출장이 업무상 필요한 해외여행인지는 여행의 목적, 여행지, 여행경로, 여행기간 등을 종합적으로 참작하여 판단합니다.반대로 관광여행 허가를 받아 가는 여행, 여행알선업자 등이 모집하는 단체여행에 응모하여 가는 여행, 동업자단체 등이 주최하는 단체여행으로서 주로 관광 목적으로 인정되는 여행은 원칙적으로 업무상 필요한 해외여행으로 보지 않습니다.

따라서 학회나 세미나 참석이라면 등록증과 프로그램을, 연수라면 연수기관의 초청장이나 일정표처럼 ‘업무 목적’을 객관적으로 보여줄 수 있는 자료를 함께 갖춰두시는 것이 안전합니다.

출장에 관광이 섞여 있다면 어떻게 될까? 

해외 출장 중 일부 기간을 관광에 사용하는 경우가 많습니다. 이때는 업무 수행과 관련 있는 기간과 그렇지 않은 기간의 비율로 여비를 안분하여, 업무와 관련된 부분만 경비로 처리합니다. 다만 그 해외여행의 직접적인 동기가 특정 거래처와의 상담·계약 체결 등 명백한 업무 수행을 위한 것이라면, 출장을 기회로 관광을 병행하더라도 왕복 교통비(업무를 수행하는 장소까지의 교통비)는 업무 수행과 관련된 것으로 인정됩니다.

또한 여행기간의 거의 전 기간이 분명히 업무 수행상 필요한 것으로 인정되는 경우라면, 사회통념상 합리적인 기준으로 계산되고 부당하게 과다하지 않은 한 그 여비 전액을 필요경비로 인정받을 수 있습니다.

배우자나 가족과 동반했다면?

업무상 해외 출장에 배우자나 가족 등 업무에 상시 종사하지 않는 사람을 동반하고 그 여비를 병원에서 부담한 경우, 동반자의 여비는 원칙적으로 경비로 인정되지 않습니다. 이 경우 사업자 본인은 인출금으로, 종업원은 급여로 처리됩니다.

다만 다음과 같이 동반이 출장 목적 달성에 필요하다고 인정되는 경우에는 예외적으로 경비처리가 가능합니다.

• 사업자나 종업원이 상시 보좌가 필요한 신체장애인인 경우
• 국제회의 참석 등에 배우자를 필수적으로 동반해야 하는 경우
• 외국어에 능숙하거나 고도의 전문지식을 갖춘 사람이 필요한데, 직원 중 적임자가 없어 임시로 위촉하여 동반하는 경우

경비처리를 위해 무엇을 준비해야 할까?

해외 출장비는 사후에 업무 관련성을 소명해야 하는 경우가 많으므로, 증빙 관리가 특히 중요합니다. 

먼저 출장의 목적을 입증할 수 있는 자료를 갖춰야 합니다. 학회 등록증, 초청장, 세미나·연수 프로그램, 출장 보고서, 일정표 등이 여기에 해당합니다. 다음으로 항공권, 숙박비, 현지 교통비 등의 영수증과 결제 내역 같은 지출 증빙을 보관해 두어야 합니다.

카드로 결제하실 때에는 홈택스에 등록된 사업용 카드로 결제해 주시기 바랍니다. 해외 결제 내역은 저희 측에서 홈택스로 조회되지 않으므로, 결제 내역 엑셀 자료를 별도로 보내주셔야 합니다. 지출 용도를 상세히 기록해 두시면 추후 업무 관련성을 입증하는 데 큰 도움이 됩니다.

* 관련 법령

「소득세법 시행령」 제55조 제1항 제21호  【사업소득의 필요경비의 계산】

① 사업소득의 각 과세기간의 총수입금액에 대응하는 필요경비는 법 및 이 영에서 달리 정하는 것 외에는 다음 각 호에 규정한 것으로 한다.

21. 업무와 관련 있는 해외시찰·훈련비

※ 위 조항은 사업소득의 필요경비 각 호를 열거한 「소득세법 시행령」 제55조의 규정입니다.

소득세법 기본통칙 27-55…23  【해외여비의 필요경비 산입기준】

사업자 또는 종업원의 해외여행에 관련하여 지급하는 여비는 그 해외여행이 당해 사업의 업무 수행상 통상 필요하다고 인정되는 부분의 금액에 한한다. 따라서 사업의 업무 수행상 필요하다고 인정되지 아니하는 해외여행의 여비와 당해 사업의 업무수행상 필요하다고 인정되는 금액을 초과하는 부분의 금액은 원칙적으로 사업자에 대하여는 출자금의 인출로 하며 종업원에 대하여는 당해 종업원의 급여로 한다. 다만, 그 해외여행이 여행기간의 거의 전 기간을 통하여 분명히 당해 사업의 업무 수행상 필요하다고 인정되는 것인 경우에는 그 해외여행을 위해 지급하는 여비는 사회통념상 합리적인 기준에 의하여 계산하고 또한 부당하게 다액이 아니라고 인정되는 한 전액을 당해 사업의 필요경비로 한다. <개정 1997.04.08.>

관련 예규 — 서면인터넷방문상담1팀-120 (해외여비의 필요경비 산입여부)

업무와 관련있는 해외시찰·훈련비는 필요경비에 산입할 수 있는 것이며, 업무수행상 필요하다고 인정되는 해외여비인지는 여행의 목적, 여행지, 여행기간, 수행한 업무의 내용 등을 참작하여 사실판단할 사항임.

해외 출장비는 분명히 경비처리가 가능한 항목이지만, ‘업무와의 관련성’을 어떻게 입증하느냐에 따라 인정 범위가 크게 달라집니다. 출장 전 목적을 명확히 하고, 관련 서류와 결제 증빙을 꼼꼼히 챙겨두시는 것이 가장 확실한 절세 방법입니다.

출장 일정에 관광이 섞여 있거나 가족을 동반하는 경우처럼 판단이 애매한 상황이라면, 출장 전에 미리 담당 세무사와 상의하여 경비처리 범위를 정리해 두시길 권해 드립니다. 사전에 정확한 세무 지식을 갖추어 두면, 불필요한 세무 문제 없이 안정적으로 병원을 운영하실 수 있을 것입니다.

글. 세무법인나은 박형렬세무사