이번 글에서는 사업체가 직원에게 연차유급휴가를 부여해야 하는 요건과 직원의 근속연수별로 연차일수를 계산하는 방법에 대해서 안내해드리겠습니다.

연차유급휴가란 근로자에게 의무적으로 일정 일수의 유급휴가를 부여하는 제도를 말하는데요. 근로기준법에 따라 상시근로자 수가 5인 이상인 사업체라면 직원에게 연차유급휴가를 의무적으로 부여해야만 합니다. 아르바이트생과 같은 단시간 근로자라고 하더라도 1주 소정근로시간이 15시간 이상이면 연차휴가를 제공해야만 하고요.

또한 근로자가 정해진 기간 안에 연차휴가를 사용하지 못 했을 경우 사업체는 이에 대한 보상으로 연차유급휴가 미사용수당을 지급해야만 하죠. 법에 따라 연차휴가 사용촉진 절차를 밟았을 경우에만 미사용수당을 지급하지 않을 수 있고요.

연차유급휴가 제도는 최근 몇 년간 근로기준법 개정과 대법원 판례 등으로 인해 그 세부 내용이 적지 않게 달라졌는데요. 그런 만큼 사업체를 운영하시는 사장님이시라면 이번 글에서 설명드릴 최신(2023년 8월 기준) 규정들을 잘 알고 계셔야만 합니다.

▶ 근로기간 1년 미만일 때는 이렇게 계산합니다.

먼저 직원별로 연차유급휴가 일수를 계산하는 방법에 대해서 살펴보겠습니다. 연차휴가일수를 계산하는 방법은 직원의 계속근로기간(근속연수)에 따라 달라지는데요.

우선 계속근로기간이 1년 미만인 신입직원이나 근로계약기간이 1년 미만인 기간제 사원의 연차일수를 계산하는 방법부터 알아보겠습니다.

■ 1개월 개근하면 연차 1일 생겨요.

근로기간이 1년 미만인 직원의 경우 1개월 개근할 때마다 연차유급휴가가 1일씩 발생합니다. 예를 들어 2023년 1월 1일에 입사한 직원이 한 달 동안 빠짐없이 개근했다면 2월 1일에 1일의 연차가 발생하는 것이죠. 2월에도 모든 근무일에 잘 출근했다면 3월 1일에 다시 1일의 연차가 발생하고요.

이처럼 한 달 개근할 때마다 하루씩 연차휴가가 생기기 때문에 근로기간 1년 미만 직원은 입사일로부터 1년 동안 최대 11일의 연차유급휴가를 부여받을 수 있습니다. 이 직원이 모든 근무일에 출근했다면 말이죠.

법에 따라 연차유급휴가를 사용할 수 있는 기간도 정해져 있는데요. 근로기간 1년 미만 직원의 경우 입사일로부터 1년 동안의 기간에, 자신이 부여받은 연차휴가를 사용할 수 있습니다. 공식적인 용어로는 ‘최초 1년의 근로가 끝날 때까지 사용 가능하다’고 표현하고 있는데요.

예를 들어 2023년 1월 1일에 입사한 직원이라면 그해 12월 31일까지, 자신에게 발생한 11일(모든 근무일 개근 기준)의 연차휴가를 사용할 수 있다고 이해하시면 됩니다.

▶ 근속연수 1년 이상일 때는 이렇게 계산합니다.

직원의 계속근로기간(근속연수)이 1년 이상일 때부터는 연차휴가일수를 계산하는 방법이 달라지는데요. 우선 입사 후 첫 1년 동안의 출근율이 80% 이상이었는지 미만이었는지에 따라서 계산방법이 달라집니다.

만약 입사 후 1년 동안의 출근율이 80% 미만이었다면 그다음 해에도 앞서 설명한 것과 같은 방법으로 연차휴가일수를 계산합니다. 1개월 개근 시 1일의 연차휴가를 부여하는 방식으로요.

■ 근속연수 1년 시점에 15일 연차휴가 부여돼요.

그리고 입사 후 첫 1년 동안의 출근율이 80% 이상이었을 경우에는 직원이 1년간의 근로를 마친 다음날(근속연수 1년 시점)에 15일의 기본 연차유급휴가가 발생합니다. 예를 들어 2023년 1월 1일에 입사한 직원이라면 2024년 1월 1일에 15일의 기본 연차유급휴가가 발생하는 것이죠.

이렇게 발생한 연차휴가는 발생일로부터 1년 동안 사용할 수 있고요. 2024년 1월 1일에 발생한 연차휴가라면 2024년 12월 31일까지 사용할 수 있다는 뜻입니다.

■ 근속연수 2년 늘어날 때마다 연차 1일씩 늘어나요.

그리고 직원의 근속연수가 늘어날 때마다 연차휴가도 함께 늘어나는데요. 최초 1년을 초과하는 계속근로연수 매 2년마다 연차유급휴가 일수도 1일씩 늘어납니다. 최대 연간 25일을 한도로 해서 말이죠.

근속연수가 1년이 된 시점부터 근속연수가 2년 늘어날 때마다 가산 연차휴가일수도 하루씩 늘어난다고 이해하시면 되는데요.

어떤 뜻인지 좀 더 이해하기 쉽게 설명드리겠습니다. 위에서 살펴봤듯 근속연수가 1년인 직원의 연차휴가일수는 15일인데요. 근속연수 1년 시점을 기준으로 근속연수가 2년 늘어날 때마다 연차도 1일씩 늘어나므로 근속연수가 3년인 직원의 연차일수는 16일(15일+1일)이 됩니다. 근속연수가 5년인 직원은 17일(15일+2일)이 되고요.

이런 식으로 2년마다 연차휴가가 1일씩 늘어나게 되면 근속연수가 21년에 달하는 시점에서 연차휴가일수는 25일이 되는데요. 이 이후부터는 직원이 회사를 더 다닌다고 해서 연차일수가 늘어나지는 않습니다. 근속연수 21년 이후부터는 연차휴가일수가 퇴직 시점까지 계속 25일로 유지되죠. 근속연수별로 직원의 연차휴가일수를 계산하는 공식은 다음과 같습니다.

《연차휴가일수 (소수점 이하 자리는 버리고 계산)》

= 15일(기본 연차) + (근속연수 – 1) ÷ 2

▶ 연차휴가는 정해진 기간 안에 사용해야만 합니다.

직원이 연차휴가를 사용할 수 있는 기간 역시 법에 따라 정해져 있습니다. 근속연수가 1년 이상인 근로자는 발생일로부터 1년 동안 연차휴가를 사용할 수 있고, 근속연수가 1년 미만인 근로자는 입사일로부터 1년 동안의 기간에 연차휴가를 사용할 수 있습니다.

▶ 미사용수당은 이렇게 계산합니다. 

만약 직원이 이 기간 안에 연차휴가의 전부 혹은 일부를 사용하지 않았을 경우 사업체는 사용하지 않은 연차일수만큼 직원에게 ‘연차유급휴가 미사용수당’을 지급해야만 합니다. 법에 규정된 연차휴가 사용촉진 절차를 모두 준수했을 때만 미사용수당을 지급하지 않을 수 있고요.

미사용수당은 ‘미사용일수 × 근로자의 일급’으로 계산하는데요. 직원의 일급은 다시 ‘통상시급 × 8시간’으로 계산하고 있습니다. 취업규칙 등에서 별도로 미사용수당을 계산하는 방법을 규정하고 있지 않은 경우 이처럼 통상임금(시급)을 바탕으로 미사용수당을 산정해야만 하죠.

미사용수당을 지급해야 하는 일자도 정해져 있는데요. 연차휴가를 사용할 수 있는 1년의 기간이 만료된 이후의 최초의 임금 정기지급일에 지급해야만 합니다.

2023년 1월 1일부터 12월 31일까지 사용할 수 있었으나 이 기간 동안 사용하지 못한 연차휴가에 대한 미사용수당은 2024년 1월의 월급날에 다른 급여들과 함께 지급해야만 한다는 뜻입니다. 만약 취업규칙 등에 지급일에 대한 별도 규정이 있다면 그에 맞춰 지급해도 괜찮고요.

▶ 연차휴가는 직원이 자유롭게 사용할 수 있어요.

지금까지는 연차휴가일수를 계산하는 방법과 연차를 사용할 수 있는 기간에 대해서 살펴봤는데요.

마지막으로 사용자는 직원이 자신의 연차휴가를 자유롭게 사용할 수 있도록 허용해야만 한다는 사실에 대해서 안내해드리겠습니다.

법에 따라 사용자는 근로자가 연차유급휴가를 청구할 경우 근로자가 희망하는 시기에 연차휴가를 사용할 수 있도록 허용해야만 합니다. 단순히 ‘요즘 일이 바쁘다’, ‘일손이 모자란다’는 이유로 직원의 연차 사용을 불허하는 것은 법을 위반하는 행위이고요.

▶ 이럴 때만 사용시기 변경할 수 있어요.

다만 근로자가 해당 시기에 연차휴가를 사용하게 되면 사업체 운영에 막대한 지장이 있는 경우에는 예외적으로 근로자의 연차휴가 사용시기를 사업체가 변경할 수 있습니다.

‘사업 운영에 막대한 지장이 있는 경우’란 구체적으로 다음 2가지 요건을 모두 충족하는 경우를 뜻하고요.

[사업장의 업무 능률이나 성과가 ①평상시보다 현저하게 저하되어 상당한 영업상의 불이익을 가져올 것이 염려되거나 그러한 개연성이 엿보이는 사정이 있는 경우를 ②사업주가 입증하는 경우를 의미]

①, ②번 조건을 모두 충족하는 경우에만 사용자가 근로자의 연차휴가 사용시기를 변경할 수 있는데요. 다만 이런 경우라고 하더라도 직원의 휴가 시기를 변경하는 데 그쳐야지 직원이 휴가 자체를 쓰지 못 하도록 하는 것은 법을 어기는 행위입니다.

해당 직원이 휴가를 가게 되면 다른 직원들의 업무량이 상대적으로 많아진다는 일반적인 가능성만으로는 사업체가 근로자의 휴가 시기를 변경할 수 없다는 게 고용노동부의 해석이고요.

이번 글에서는 상시근로자 수 5인 이상 사업체라면 직원에게 의무적으로 연차유급휴가를 부여해야만 한다는 사실과 직원의 연차일수를 계산하는 방법 등에 대해서 설명드렸습니다. 

<핵심요약>

- 상시근로자 수 5인 이상 사업체는 연차유급휴가 의무적으로 제공해야 합니다. 주 15시간 이상 일하면 아르바이트생한테도 연차휴가 부여해야 해요!

- 근속연수(계속근로기간) 1년 미만 근로자는 1개월 개근할 때마다 연차가 1일씩 부여돼요.

- 근속연수 1년일 때는 15일, 근속연수 2년 늘어날 때마다 연차도 1일씩 늘어나요. 연 25일이 최대 한도입니다.