병의원의 직원이 1명만 있어도 회의는 꼭 필요하다. 그 이유는 간단하다. 개인보다는 조직으로 일하는 것이 업무의 생산성, 효율성을 높여주기 때문이다. 하지만 내가 아닌 다른 사람과 같이 일하니 업무를 보는 관점, 절차, 처리속도, 업무 우선순위 등으로 인해 오히려 업무를 느리게 하고, 혼란을 가중시키는 경우가 발생한다. 따라서 회의는 각 자의 업무의 상황을 점검하여 업무의 혼란, 시간 및 자금의 중복, 낭비를 없애는 역할을 하고 있는 것이다.

그러나 대부분의 직원들은 회의에 대해서 이중성을 가지고 있다. 예를 들어 회의를 너무 자주해도 “회의하러 출근하는 것 같다”라는 불만, 회의를 너무 하지 않아도 "회의가 없어서 업무정리가 안되고 혼란스럽기만 하다"라고 불만을 나타낸다.

도대체 원장님은 회의를 진행해야 회의가 가지고 있는 본래의 목적을 달성하면서도 직원들의 불만을 없앨 수 있을까?

1. 회의의 목적을 명확히 해보자

업무를 하다보면 긴급한 회의도 있을 수 있고, 때로는 정기적인 회의도 있다. 어느 순간부터 우리는 會議를 한다고 하면 懷疑를 느낀다. 다시말해 왜 회의를 하는가가 명확하지 않기 때문이다. 따라서 원장님은 왜 회의를 하는지부터 스스로 명확히 하여 주제를 정리할 필요가 있다. 만일 회의상에서 직원에게 의사결정, 문제점 해결에 대한 의견을 구한다는 생각을 가졌다면 오늘 부터 바꿔야 한다. 아이디어는 절대 구할 수 없을 뿐더러 오리혀 회의에 대한 불만만 초래하고 만다. 원장님도 정리안된 주제에 대해 직원들도 당연히 할 말이 많지 않기 때문이다.

2. 회의준비를 철저해 해보자 

원장님 입장에서 왜 회의를 하는가?를 다시 한번 스스로 묻기를 바란다. 지시사항을 확인해보기 위해서? 업무의 생산성을 높이기 위해서? 소통을 활성화하고 싶어서? 회의는 원장님의 생각을 전달하는 시간만이 아닌 직원의 생각을 이끌어내는 시간이기도 하다. 따라서 직원의 생각을 어떻게 이끌어낼지에 대한 전략이 있어야 한다. 무조건 말해 보라는 식은 오히려 직원의 말문을 닫게 만든다. 아무리 뛰어난 직원이라도 병의원 돌아가는 것을 종합적으로 파악하고 있는 직원은 없기 때문이다. 이에 원장님은 회의에 대한 준비를 철저하게 해야 한다. 원장님이 직접해야 한다. 미리 회의 시간, 주제, 관련 통계자료 등을 사전에 나눠주고 고민할 시간을 주어야 한다. 그리고 간단한 회의록을 작성하여 직원에게 상기시켜 줘야 한다. 원장님 노력만큼 직원의 얘기를 들을 수 있다.

3. 회의에 대한 스킬을 길러보자

회의의 실패요인중 가장 큰 것이 언제 회의가 끝날 것인가를 모르는 경우이다. 회의는 결론을 향해 다가갈 때 직원들의 집중력을 유지 할 수 있는데 원장, 직원들의 발언이 간 혹 주제를 벗어나거나 다른 주제를 얘기하게 되면 나머지 직원들은 귀를 닫게 된다는 뜻이다. 따라서 원장님은 회의가 주제에서 벗어날 때, 주제를 앞서갈 때, 다른 주제로 넘어갈 때마다 원래 회의주제를 계속해서 유지할 수 있도록 적절한 진행스킬을 가지고 있어야 한다. 만일 원장님부터가 회의주제를 넘나들면 직원들은 원장님의 입을 보지 않고, 뒷편 시계만을 보게 될 것이다. 회의스킬에서 중요한 것은 발언하는 직원의 말을 끊어서는 안된다. 얘기를 끝까지 듣는 태도를 보여줘야 한다. 그래야 다음 직원도 얘기를 할 자세를 갖게 된다.  따라서 원장님은 전환용 유머, 사례도 많이 알고 있는 것도 좋다.

4. 회의시에 원칙을 만들어 보자

과거 외국회의에 참가한 적이 있었다. 다른 사람의 의견에 대해 절대 토를 달지 않는 브레인스토밍 방식으로 참가자 모두가 의견을 개진해야 하는데 한 사람 한 사람이 발언할 기회를 주고 있으며 만일 발언할 말이 없으면 PASS를 외침과 동시에 1달러의 벌금을 물렸었다. 반대로 발언을 하더라도 한사람이 최대 3분을 못 넘기도록 하였다. 회의 진행자는 각 자가 낸 의견을 정리하면서 점차 회의주제에 맞는 결론으로 유도하고 있었다. 따라서 참가자는 자신의 발언이 결론에 일조했다는 생각으로 점차 열기를 띄게 되었다. 이처럼 원장님은 회의 방식을 직원에게 주지시켜 직원 한사람 한사람이 회의 결론에 일조하고 있음을 보여줘야 한다. 즉 원장님은 목소리크고, 말 잘하는 직원의 말보다는 전체 직원이 한 마디씩이라도 할 수 있도록 해줘야 한다.

5. 원장님의 생각은 접어둬야 한다.

업무 방침을 전달하는 회의라면 그 것은 회의라기 보다는 지시사항의 전달시간이다. 그 외 정말 회의를 하고 싶다면 원장님은 절대 자신의 의견을 말해서는 안된다. 어떤 직원이 원장님의 생각을 거슬를 수 있겠는가? 또한 직원이 소신을 가지고 얘기를 한다고 해도 원장님에게 무시당할 수 있다고 생각하거나, 다른 직원에게 YES맨으로 인식되는 것을 두려워 할 수 있다. 따라서 원장님은 회의 목적만 간단하게 설명한 후 직원이 얘기할 수 있도록 분위기를 만들어 주는 것이 중요하다. 아울러 경청도 공평하게 해야 한다. 만일 원장님이 원하는 대답에만 반응을 보인다면 직원은 말을 하는데 눈치를 볼 것이다. 그 순간 회의는 결과에 다다를 수 없는 시간낭비로 인식되게 된다. 

6. 긴급한 회의는 지양해보자.

업무를 하다보면 긴급하게 회의를 하는 경우가 발생할 수 있다. 하지만 너무 긴급한 회의가 많다보면 직원은 회의에 대한 유익함을 잃어버리고 그저 귀찮은 업무일과로만 생각하게 된다. 그 순간부터 회의석상에는 직원의 머리꼭지만 보게 될 것이다.

이와 같이 회의에는 양면성이 존재한다. 원장님의 병의원 경영목표, 방침을 듣고자 회의개최를 요구했던 직원들이 조금만 원장님이 길게 얘기하던가, 자신들과 맞지 않는 얘기로 진행되는 순간 회의에 불만을 갖게 된다. 더 좋지 않는 상황은 회의에 대한 직원의 매너리즘이다. 매너리즘에 빠진 회의에서 직원은 도대체 무슨 생각을 하는지 알 수 없을 정도로 조용하고, 무표정할 수 있다.

■ 성공하는 원장의 회의 활용 원칙                  

하지만 성공하는 병의원을 보면 회의시간을 전략적으로 활용하여 직원의 업무교체점검, 오류의 사전 방지, 개선아이디어 도출 이란 본래의 회의 목적을 잘 달성하고 있는 것을 볼 수 있다. 이러한 효율적 회의를 진행하는 원장은 다음과 같은 원칙을 준수하는 공통점을 가지고 있다.

첫째, 회의를 말로만 하지 않고 자료를 앞에 놓고 진행하며 회의자료는 원장님이 직접 작성한다.  

둘째, 회의를 1시간 넘기는 법이 없으며, 한번 정해놓은 회의일자는 거의 바뀌는 법이 없다. 

셋째, 회의 주제는 원장님이 직접하며 불가피한 경우 미리 회의진행자를 정해놓고 공지한다. 

넷째, 회의시간에 나온 직원의 의견은 절대 존중해준다. 추후 뒷끝을 날리지 않는다. 

글 주범준 병원컨설턴트